PRIVACYREGLEMENT
Service-, Coachings- & Adviesbureau Nederland (S.C.A.N.)
Postbus 4118, 2980 GC Ridderkerk,
KVK: 24481496
In het kader van haar activiteiten registreert S.C.A.N. persoonÂlijke gegevens van cliënten en dienstverleners. Deze registratie is nodig voor een goede bedrijfsvoering (c.q. dienstverlening). Het is uiteraard van groot belang dat de privacy van betrokkenen gegarandeerd is. S.C.A.N. zorgt er voor dat er niet meer gegevens worden vastgelegd dan voor een kwalitatief optimale bedrijfsvoering of op grond van (wettelijke) informatieverplichtingen noodzakelijk is.
Artikel 1- Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
Artikel 2 – Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing binnen S.C.A.N. en heeft betrekking op de persoons-registraties van cliënten, dienstverleners en medewerkers.
Artikel 3 -Doel van de persoonsregistratie
1. Doelstellingen cliënten
De doelstellingen van de persoonsregistratie voor cliënten zijn:
2. Doelstellingen dienstverleners
De doelstellingen van de persoonsregistratie voor dienstverleners zijn:
3. Doelstellingen medewerkers
De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:
Artikel 4 -Beperking en werkwijze persoonsregistratie
1. Gegevens en bronnen
S.C.A.N. zal geen andere gegevens in de persoonsregistratie opnemen of bewaren voor andere doeleinden dan in artikel 3 genoemd.
2. Uitvoering en maatregelen
S.C.A.N. is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zij controleert de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige technische voorzieningen en treft de organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsregistraties, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Medewerkers die uit hoofde van hun functie toegang hebben tot persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverplichting.
Artikel 5- Vertegenwoordiging
Indien de betrokkene niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, niet onder curatele staat of ten behoeve van hem niet het mentorschap is ingesteld – in dit geval treedt de curator of mentor in diens plaats – dan treedt, aangaande alle kwesties betreffende persoonsregistratie, degene in de plaats van de betrokkene die door hem daartoe op een eerder moment schriftelijk is gemachtigd. Ontbreekt zodanige persoon, of treedt deze niet op, dan treedt in plaats van de betrokkene diens echtgenoot of andere levensgezel, dan wel, indien ook zodanige persoon ontbreekt, diens ouder, kind, broer of zus. S.C.A.N. komt alsdan zijn verplichtingen die voortvloeien uit wet en dit reglement, na jegens de voornoemde vertegenwoordiger van de betrokkene.
Artikel 6 -Kennisgeving
1. Algemeen
S.C.A.N. zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.
2. Specifiek
Indien persoonsgegevens worden gevraagd aan betrokkenen zal S.C.A.N. het bestaan van de persoonsregistratie en dit reglement bekendmaken.
Artikel 7 -Verstrekking van gegevens
1. Verstrekking van gegevens aan medewerkers en dienstverleners:
Zonder specifieke toestemming van de betrokkene kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
2. Verstrekking van gegevens van cliënten aan andere bij de zorg betrokken personen en instellingen:
Zonder specifieke toestemming van de betrokkene kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
3. Verstrekking van gegevens van dienstverleners en medewerkers:
Zonder specifieke toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover dit verband houdt met de overeenkomst tussen betrokkenen en S.C.A.N. aan:
Artikel 8- Inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
1. Inzage in persoonsgegevens
De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens.
2. Termijn van inzage en/of afschrift
De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken, plaatsvinden.
3. Aanvraag inzage en/of afschrift
Een verzoek tot inzage wordt door de betrokkene schriftelijk ingediend bij S.C.A.N. Voordat inzage plaats heeft draagt S.C.A.N. zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Artikel 9 – Bewaartermijnen
Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt S.C.A.N. vast hoelang de persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel 7 jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel korter of langer dan redelijkerwijs nodig is voor de dienstverlening of bedrijfsvoering van S.C.A.N.
Artikel 10 – Klachten
1. Klachten betreffende naleving reglement
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere klachten heeft met betrekking tot de persoonsregistratie door S.C.A.N., kan hij zich wenden tot de Directie.
De Directie zal in goed overleg trachten de klacht op te lossen.
2 S.C.A.N. Klachtencommissie
Onverminderd de mogelijkheid voor betrokkenen om zich met klachten te wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens of een beroep te doen op de rechter is het S.C.A.N. Klachtenreglement van toepassing op klachten betreffende de persoonsregistratie door S.C.A.N.
Artikel 11- Wijziging van het reglement
S.C.A.N. kan wijzigingen aanbrengen in dit reglement. De wijzigingen worden overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 bekend gemaakt.
Deze verklaring is per januari 2016 in werking getreden. Desgewenst kan een afschrift van onze privacyverklaring worden verkregen.
S.C.A.N.
06-55808572
info@scanpgb.nl