Klachtenprocedure S.C.A.N.

S.C.A.N. streeft naar een constant hoog niveau in de kwaliteit van haar dienstverlening. Toch kan het voorkomen dat u ondanks onze inspanningen niet (volledig) tevreden bent. U kunt dan een klacht indienen volgens onderstaande klachtenprocedure.

Met deze procedure willen wij benadrukken dat wij veel waarde hechten aan een goede relatie met u als klant. Uw klacht nemen wij altijd serieus en zien wij als een kans om onze dienstverlening te verbeteren.

1.Indienen van een klacht
Graag uw klacht direct na de gebeurtenis aan ons doorgeven, doch uiterlijk na 4 maanden.
Uw kunt uw klacht via e-mail of een brief indienen. Natuurlijk kunt u uw klacht ook mondeling doorgeven, onze voorkeur is schriftelijk.
In onderling overleg zullen wij een oplossing zoeken voor uw klacht . U ontvangt een schriftelijke bevestiging van dit overleg.

Hieronder geven wij u de mogelijkheid om uw klacht via de website in te dienen.
Om uw klacht zo goed mogelijk te kunnen beoordelen vragen wij van u in ieder geval de volgende zaken in uw bericht op te nemen:

  • uw naam, adres, woonplaats en telefoonnummer(s)
  • uw eventuele relatienummer bij S.C.A.N
  • de datum waarop u uw bericht verstuurt
  • een heldere beschrijving van uw klacht
  • eventuele voorgaande correspondentie en relevante kopieën van documenten die uw klacht verduidelijken
  • uw handtekening

Hoe meer relevante informatie u verstrekt, hoe beter wij in staat zijn uw klacht te beoordelen.

Wij streven ernaar om binnen 5 werkdagen, na ontvangst van uw klacht, schriftelijk te reageren. De klacht wordt onderzocht bij de betrokken medewerker (m/v) en u, als klager, wordt eventueel uitgenodigd om toelichting te geven op uw klacht. U ontvangt daarna van ons een bevestiging waarin u wordt geïnformeerd over de periode waarbinnen u een inhoudelijke reactie van ons kunt verwachten.

2.Behandeling van uw klacht
Wanneer we niet samen tot een passende oplossing komen, wordt de klacht ter behandeling voorgelegd aan de klachtencommissie. De commissie deelt schriftelijk binnen 5 werkdagen mee of zij de klacht in behandeling nemen.
U kunt worden benaderd, voor extra informatie, door degene die uw klacht behandeld of indien wij dit nodig achten, door een externe deskundige. Een hoorzitting maakt deel uit van de procedure bij de klachtencommissie en vindt plaatst binnen 4 weken nadat uw klacht is ingediend bij de commissie.
U kunt erop rekenen dat uw klacht zo objectief mogelijk wordt beoordeeld.

3.Reactie op uw klacht
Wij streven er naar binnen 15 werkdagen uw klacht af te handelen, tenzij uw klacht van dien aard is dat externe factoren ons dwingen een langere termijn voor afhandeling nodig te hebben. Wanneer uw klacht ter behandeling bij de klachtencommissie wordt aangeboden en geaccepteerd, geeft deze commissie binnen 4 weken een niet bindend advies.
Over eventuele vertraging wordt u schriftelijk en met redenen omkleed ingelicht. Vertraging kan onder meer worden veroorzaakt door de complexiteit van het dossier en/of doordat er gebruik is gemaakt van een externe deskundige.

4.Geschillen
Wij stellen alles in het werk om uw klacht naar tevredenheid af te handelen. Wanneer u het niet eens bent met de aangedragen oplossing van het geschil, heeft u uiteraard het recht een beroep te doen op de klachtencommissie of de kantonrechter.

5.Beheer
Alle gegevens die te maken hadden met behandeling van uw klacht worden, minstens één jaar nadat de klacht is afgehandeld, bewaard.

6.Adresgegevens
U klacht kunt u verzenden naar:
Service-, Coachings- & Adviesbureau Nederland (S.C.A.N.)
T.a.v. Directie
Postbus 4118, 2980 GC Ridderkerk
e-mail: info@scanpgb.nl